כנס שכולם רוצים להגיע אליו

שוב שלחת ברשימת התפוצה את הכנס השנתי של הארגון בחשש גדול?

אני רוצה שהפעם הכנס השנתי לא יהיה עוד כנס שיש חובת הגעה אליו. אלא כנס שרוצים להגיע אליו. שהעובדים מכל המחלקות, או לחילופין הלקוחות יגידו לכולם הפעם אני לא מפספס. אני מגיע מתחילת הכנס ועד סופו. ומעבר לרצון להגיע האפטר טייסט שיחושו יהיה בלתי נשכח. אז אפשר כמובן לבחור שוב באותו מקום רגיל ואולי גם משעמם עבור אותו הכנס ואפשר גם לבחור להתחדש בגן אירועים רחב ידיים היודע להעניק לך את כל שלבי הכנס הראויים לארגון שלך.

מה חשוב בכנס מקצועי?

גן אירועים בשרון

מרחב

כשמתחילים ליצור כנס אחד הדברים החשובים ביותר הוא לתכנן את כמות האנשים הצפויים להגיע יחד עם חברי ההפקה מטעם הארגון. לאחר הערכת הכמויות יש אפשרות להתפנות לבחירת מקום מתאים לערוך את הכנס. הלוא מקום המכיל 100 אנשים שונה באופיו באופן קיצוני מגן אירועים המכיל 800 אנשים. נכון יש מקומות שיודעים לשחק עם המתחמים השונים בכדי לענות על סדרי גודל שונים של כנסים. לצורך הדוגמא ההערכה עומדת על 450-500 אורחים שיגיעו לכנס המרחב בגן צריך להכיל את כמות האנשים בשלבים שונים במהלך הכנס. אם בתחילה כשמגיעים אט אט ואם במהלך הכנס בו אנשים מסתובבים ולפעמים מחפשים פינות נוספות שאינן במתחם המרכזי בו קורה עיקר הכינוס.

אירועים עסקיים

ארוחה

אומרים שהצבא צועד על קיבתו. אז אומנם לא צבא אבל כן אנשים. ואנשים אוהבים לאכול. אנשים אוהבים הרבה אוכל, שיהיה טעים ושיוגש "וואו" לשם התמונה לאינסטגרם. אם ראיתם את העובדים או את הלקוחות ככאלה שיסתכלו רק על התוכן של הכנס טעיתם ובגדול. בדיוק כמו בפירמידת הצרכים של מאסלו קודם כל נספק את הצרכים הבסיסיים כמו ארוחה מעולה ולאחר מכן נספק צרכים קוגנטיביים כמו ידע והעצמה. לאחר שסיכמנו שאוכל הוא הדבר החשוב ביותר ניגש לבחירת התפריט. אם בחרתם בגן אירועים כמקום לערוך בו את הכנס תוכלו להנות ממבחר עשיר של מנות. שימו לב שיש להתייחס לשעת הכנס ומכאן שהארוחה תיהיה שונה בשעות היום מבשעות הערב. חשוב גם לבחור את זמני ההגשה של המנות השונות ובין לבין לפתוח עמדות נשנושים. וקפה. עמדת קפה היא העמדה החשובה ביותר אם לא הכי בכנסים. שימו לב שיש מספר בריסטות (ברמן קפה) שיתאים למספר המוזמנים. ולסיכום. תטעמו את האוכל וחשבו על כלל המוזמנים. זכרו את אלה עם התפריט "השונה" כמו טבעוניים או מנגד פליאוליטיים רגישות לגלוטן ואחרים. ושיהיה בתאבון

חניה לאורחי האירוע

חניה

בשל אופיו של אירוע עסקי מסוג זה אנשים מגיעים בשעות שונות ולרוב יגיעו עם אדם או שניים נוספים ואף לבד. לכן חשוב לדאוג למתחם חניה רחב עם או בלי סדרני חניה, שיקול שיש לבחור לפי איכות החניה בין אם החניה היא חניית כורכר או חניית אספלט מסודרת. כלומר לפי הדוגמא שלנו בכנס של 450-500 אנשים מספר מקומות החניה הרצויים הם כ 300. שילוט מתאים בסביבת המקום ואם הכנס מתרחש בשעות הערב יש לדאוג לתאורה באזור החניה. גם קישור ל waze הוא הכרחי ואותו כדאי לשלוח גם בהזמנה שמתקשרת עם היומן (בין אם יומן של ג'מייל או יומן אאוטולוק). ובנוסף ביום הכנס בהודעת sms. כך המוזמנים יגיעו אל הכנס בקלות וביעילות. אם החניה היא בחניון שאינו שייך לגן האירועים תוכלו להגיע להסדר עם החניון או אף לשלם את כרטיסי החניה מראש ולהעניק מדבקה בהגעה של כל אורח לאירוע שתודבק על הכרטיס חניה שלהם. אך רצוי יותר לבחור מקום עם חניה כלולה בכדי להשקיע את תקציב האירוע באופן נכון וראוי.


רוצה לקבל פרטים והצעת מחיר? כמה פרטים ונחזור אליך!

אולם אירועים עסקי

תאורה

האור משפיע על מצב הרוח שלנו. תאורה גבוהה ולבנה תגביר את רמת העירנות של באי הכנס לעומת תאורה צהובה רכה שמשרה תחושה נינוחה יותר. בכנס הבחירה הנכונה היא תאורה לבנה בכדי לגרום למוזמנים להיות ברמת ריכוז גבוהה שיוכלו להקשיב להרצאות ולקלוט מידע רב ככל האפשר. כמובן שניתן לשלב בין סוגי תאורה במתחמים השונים. במתחם האוכל נעיר את דוכני האוכל בתאורה מעניינת ואת אזורי המינגלינג בתאורה רכה יותר. באזור ההרצאה רצוי להעיר את הקהל שעסוק בפלאפונים בעזרת תאורת במה חדה ומשתנה.

עיצוב אירוע

גמישות

אחד הפרמטרים החשובים ביותר הוא היכולת להגמיש את העיצוב הדיפולטיבי של המקום. לאפשר לארגון למתג את המקום נכון בהתאם למטרות הכנס. וליצור אווירה כאילו והמקום הוקם במיוחד בשביל הארגון. מקירות הוליווד לתמונות לינקדין ועד למשפטים המבטאים את ערכי המותג פזורים ברחבי הגן אירועים. ככל שגן האירועים יהיה גמיש איתכם מבחינת העיצוב תוכלו להשיג את מטרות הכנס שלכם באיכות גבוהה יותר.

לסיכום האופציות כיום מאוד מגוונות, אם בעבר היה נהוג לקיים כנסים במשרדי חברות או במתחמים המיועדים להם, הרי שבימינו אפשר לבחור מתוך היצע רחב ובכל מקום בארץ , אולם כנסים בקיסריה יתן לכם מיצוב גבוה ומנגד תוכלו לבחור בגן אירועים בצפון השרון שיתן לכם מיצוב גבוה לא פחות. לכן חשבו היכן תרצו לערוך את הכנס הבא שלכם. אצלנו במצודת ברקאי או במקום אחר. רק זכרו את הנקודות החשובות שהזכרנו מעלה לפני שתסגרו את המקום הנכון לכם.